对比与选型 / 在线文档 和 本地文档

在线文档还是本地文件：按「谁能看」决定，不是按习惯

在线协作的代价是权限与泄露面。给出四类数据的存放建议。

更新于 2026-10-28 · 约 10 分钟读完 · 回「对比与选型」 · 回栏目首页

一、为什么会反复发生

• 一种工具放所有数据，敏感与非敏感混在一起
• 分享链接永久有效，离职后还能打开
• 没有审计：谁看过、下载过不知道

二、四步做法

1. 按敏感度分四类：公开、内部、敏感、机密
2. 公开与内部 → 在线文档，方便协作
3. 敏感与机密 → 本地或私有化，配访问审批
4. 定期清理外链：设有效期，离职必查

三、对照表

四、常见问题

在线文档会不会泄露？

看权限设置与外链策略；最大的风险通常是「永久有效的分享链接」。

本地文件怎么协作？

用带版本控制的仓库，改一次留一次记录，比互传文件安全。

五、怎么落地

上面这些做法，用一张表 + 一个看板就能先跑起来：免费模板里有窗口台账、日报、审批队列与周会议程； 跑通之后想固化成一屏，再看在线看板与定价。

我们不写客户案例（当前 ARR $0，没有可公开的付费客户），所以文中只给方法与边界，效果需要你自己测。

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