问题 / 你大概正在遇到
团队用三套文档，找东西全靠搜。
一、为什么会反复发生
- 按编辑体验选型，忽略权限与导出
- 历史文档不迁移，旧系统一直续费
- 没有命名与目录规范
二、四步做法
- 定四个维度：权限粒度、导出格式、协作体验、搜索
- 只保留一个主文档系统，其余只读归档
- 定目录与命名规范（项目/年份/类型）
- 迁移时先导全量再停旧系统
三、对照表
| 维度 | 看什么 | 危险信号 |
|---|---|---|
| 权限 | 能否按人/组设置 | 只有「公开/私有」 |
| 导出 | PDF/Word/Markdown | 只能在线看 |
| 搜索 | 全文 + 权限内 | 搜不到历史版本 |
四、常见问题
能不能多套并存？
能，但要有「唯一权威」：某类文档只放一个系统。
迁移要多久？
十人团队一周内；关键是先定目录再搬。
五、怎么落地
上面这些做法，用一张表 + 一个看板就能先跑起来：免费模板里有窗口台账、日报、审批队列与周会议程； 跑通之后想固化成一屏，再看在线看板与定价。
我们不写客户案例（当前 ARR $0，没有可公开的付费客户），所以文中只给方法与边界，效果需要你自己测。
七、落到具体动作
选文档工具时，最该先测的不是编辑体验，而是「权限能不能按人设置」和「导出能不能带走」。做法是让对方演示三个场景：把一篇文档只给某个人看、把一篇文档的权限收回、把整个空间导出成通用格式。三个场景有一个做不顺，就说明这个工具在长期使用中会卡住你。编辑体验可以慢慢适应，权限与导出不行。另外，迁移前先定目录规范，再搬文件；顺序反了，搬完还是一团乱。
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